Les services de technologies de l’information : le nerf de la guerre

Entretien avec monsieur Jean Bénard, directeur des technologies de l’information à la Fédération des cégeps

Par Alain Lallier

Les cégeps ont vécu au printemps dernier une fin de session tout à fait exceptionnelle exigeant qu’ils ferment leurs portes en quelques jours et se transforment en collège virtuel. On a beaucoup parlé des enseignants qui se sont adaptés et des étudiants qui ont fait l’expérience d’étudier à distance. Un changement de fonctionnement aussi radical a commandé que l’infrastructure de soutien technologique s’adapte rapidement. Les travailleurs de l’ombre des services de technologie de l’information ont dans ce contexte joué un rôle crucial.

Jean Bénard, directeur des technologies de l’information à la Fédération des cégeps, est bien placé pour en témoigner : « C’est un peu le profil général des équipes d’arrière-scène en technologie de travailler dans l’ombre et d’être rarement visibles. Elles sont par contre très souvent critiquées parce que de façon générale les TI c’est très changeant ; ça bouge tout le temps ; c’est très exigeant parce que tout le monde veut recevoir ses services instantanément. Au printemps dernier, énormément d’efforts ont été déployés dans ce sens. »

Une aventure en trois phases
Pour Jean Bénard, les cégeps ont vécu trois phases distinctes. La première, autour de la grande surprise du confinement général. « Tout le monde s’est fait prendre de court avec les mesures de confinement. Ils ont dû mettre en place des plans extrêmement rapidement pour dans un premier temps assurer le support aux opérations. Au début, on ne savait pas trop dans quoi on s’embarquait. Est-ce qu’on ferme pour deux jours ou deux mois, personne ne le savait. Dans un premier temps, ça ne touchait pas les cours en soi. Cette première phase a duré deux à trois semaines. »

 PHOTO : Diane Morrisset et une classe virtuelle d'étudiants; Cégep de Rivière-du-Loup

Dans une deuxième phase, ce sont les activités pédagogiques qui se sont déployées à distance. L’apparition de ZOOM et l’utilisation des outils portails de cégeps comme Léa ont permis la reprise des activités pédagogiques. Cette deuxième phase a duré jusqu’à la fin de la session. Les deux premières phases se sont chevauchées.

Une troisième phase de réflexion s’est ensuite amorcée en vue de la rentrée d’automne. « Nous avons travaillé en mode réseau grâce au Comité en ressources informationnelles de la Fédération, pour identifier les moyens afin de rehausser les circonstances dans lesquelles les cours se donnaient. Trois enjeux ont été retenus.

Trois enjeux retenus

Le premier étant l’accès aux ressources. On parle ici des ressources matérielles pour que les étudiants soient équipés afin de suivre convenablement leurs cours à distance. Avoir un ordinateur performant et les outils de travail pour leurs études.Pendant la période qui suivait le confinement, plusieurs étudiants n’avaient d’autres moyens que de suivre leurs cours sur un téléphone. Cette situation est loin d’être idéale et compromet la réussite.

Le deuxième enjeu retenu : la connectivité. Un certain nombre d’étudiants n’ont pas accès à Internet pour toutes sortes de raisons comme des contraintes géographiques ou régionales où les services sont inexistants, et des conditions socioéconomiques plus ou moins précaires.

Le troisième enjeu : l’accès à distance aux applications spécialisées. « C’est un énorme projet que nous menons avec le ministère et la Fédération des cégeps. Nous l’avons nommé “FluideApp”. L’objectif est de rendre disponibles à la maison de l’étudiant les logiciels en lien avec les programmes du réseau. Nous comptons 133 programmes techniques. À titre d’exemple, le Collège Ahuntsic dispose de 600 applications spécialisées. C’est donc à l’échelle du réseau près d’un millier d’applications qui devront être rendues disponibles aux étudiants à distance. Les applications en question sont déjà déployées dans les collèges dans les laboratoires. Dans une première étape, nous voulons rendre accessibles les postes de travail du collège pour que les étudiants puissent les utiliser virtuellement. Dans une deuxième étape, nous voulons rendre ces applications accessibles en mode infonuagique afin qu’elles soient plus ou moins dépendantes des structures physiques d’un collège. C’est un projet ambitieux. Le contexte de la COVID nous a secoués et nous fait évoluer à grands pas dans le numérique. Nous voulons que ce projet soit pérenne et s’inscrive dans une perspective de nouvelle offre de services. Le tout permettra une plus grande flexibilité dans l’offre de services à distance. Déjà, 14 collèges ont confirmé leur participation financière à ce projet. »

L’agilité du réseau collégial, un atout
Si les cégeps ont réussi au printemps dernier à se « retourner de bord » rapidement, ça tient en grande partie à leur agilité. Jean Bénard explique : « C’est le propre du collégial d’être très agile. C’est un grand réseau de petites organisations. Quand on compare avec la taille des collèges américains ou canadiens, un gros collège québécois de 10 000 étudiants apparaît petit. Dans le domaine des TI, les équipes sont petites et très agiles. Nous n’avons rien à envier à certaines à de grandes organisations qui ont fait le virage. Le collégial a été très efficace à ce niveau. »

L’approche réseau
L’habituelle concertation réseau a-t-elle été mise à contribution dans ce virage numérique ? Pour Jean Bénard, plusieurs choses ont été faites localement et d’autres en concertation,parce que les services de TI ont une culture de concertation qui date de plus de trente ans et « cette tradition de partage à tous les niveaux a grandement été valorisée dans le contexte ».

Le RISQ, un outil précieux
Le RISQ est le moyen de communication de l’ensemble des activités numériques de tous les collèges. Dans le contexte de la pandémie, le réseau du RISQ s’est avéré un élément clé de la solution. « Le RISQ a mis en place des solutions de transport qui rend efficient le contact entre les réseaux qui sont dans les maisons (Vidéotron) et les ressources collège. C’est une optimisation de réseaux mise en place il y a longtemps qui nous a bien servis dans le contexte. »

La sécurité des réseaux ?
Dans le cas spécifique de ZOOM ("zoombombing"), le directeur précise que cette compagnie est celle qui a le plus profité de la crise ; elle a connu un taux de croissance impressionnant : en décembre, elle comptait 10 millions de clients ; au mois d’avril, 300 millions. « Ce que les gens confondent ce sont certains problèmes intrinsèques à la plateforme ZOOM qui ont été résolus depuis et les problèmes et les défis d’utilisation des gens mal informés. Il existe toutes sortes de dispositions dans la plateforme pour limiter l’accès, notamment des salles d’attente, des mots de passe, toutes sortes de mesures de sécurité que personne n’utilisait créant les situations que l’on connaît. La Fédération a produit des avis afin de soutenir les collèges à la mise en place de mesures de sécurité pour utiliser adéquatement la plate-forme ZOOM.

De façon plus globale, la question de la sécurité demeure une préoccupation des collèges. « Plus on est connecté, plus on utilise de plateformes, plus on interagit, plus on augmente notre exposition, plus il faut être prudent. Nous sommes à la recherche d’un équilibre pour donner les services aux étudiants tout en maintenant la sécurité. C’est une roue qui n’arrête pas de tourner. À la Fédération des cégeps, nous avons un projet nommé« Vigilance » dont l’objectif est d’augmenter le niveau de cyber sécurité dans le réseau collégial en collaboration avec le ministère. Un projet porteur pour nous. »

Le financement suit-il ?
La Fédération des cégeps a mené une étude sur les coûts associés à la crise. Au niveau du réseau, l’impact a été de plusieurs dizaines de millions. Le ministère a reconnu et financera une partie des coûts. On parlerait ici d’une somme de près 20 millions. « De façon générale, en matière de services TI dans les collèges, est-ce que le financement global est à la hauteur des besoins réels indépendamment du COVID ? La réponse est non. Nous avons établi qu’il y a un manque à gagner annuel en fonctionnement de plus 57 millions pour être en équilibre par rapport à l’implantation du plan d’action numérique du ministère de l’Enseignement supérieur. »

Et le recrutement des ressources ?
Avant la COVID, un sondage auprès de la moitié des collèges avait révélé qu’on n’arrivait pas à pourvoir une centaine de postes affichés « Le défi de la main-d’œuvre est partout.En TI, il est extrêmement difficile, tout particulièrement en sécurité. Ce qui complique les choses, c’est que nos conditions ne sont pas si attrayantes en comparaison d’autres organismes publics et bien sûr encore moins avec le privé. Le défi est de taille. Nous y arrivons tant bien que mal. Mais, ce n’est pas évident. Je connais des collèges qui en sont à leur quatrième affichage d’analyste. Ils ne trouvent pas que ce soit à Montréal ou en région. Le Cégep Limoilou avait avant l’été 4 postes à combler, ce qui représente entre une proportion importante de son équipe. C’est énorme. »