Le SRACQ : l’admission en 3D

Par Thérèse Lafleur

L’admission se vit en 3D dans l’espace hautement technologique et tellement humain dans lequel évolue le Service régional d’admission au collégial de Québec (SRACQ). Porter un regard sur l’admission au SRACQ c’est y percevoir l’étendue du processus centré sur l’étudiant, l’envergure des services aux collèges ainsi que la profondeur de la démarche d’internationalisation.

Le directeur du SRACQ, Marc Viens, précise cette vision tridimensionnelle : « Nous offrons des services centralisés d’admission au collégial à la fine pointe de la technologie pour nos 15 cégeps membres. Ainsi, l’admission au régulier, à la formation continue et aux cours d’été passe par ici. Nous offrons pour tout le réseau collégial québécois une plateforme de commandite virtuelle permettant l’inscription d’un étudiant dans un autre collège afin d’y suivre un ou des cours spécifiques. Également, à travers plusieurs activités et événements, on coordonne et diffuse de l’information sur les études collégiales auprès de milliers d’élèves du secondaire, et de leurs parents, sur un vaste territoire comprenant le Centre et l’Est du Québec ainsi que la Côte-Nord et la Gaspésie. »

Le portrait des demandes d’admission

Il faut savoir qu’un jeune qui fait une demande d’admission sur la plateforme du SRACQ n’a qu’à entrer son code permanent et toutes les informations relatives à son dossier scolaire sont liées. Les systèmes lui permettent de suivre en temps réel sa demande, d’en payer les frais en ligne, de recevoir une offre d’admission en ligne et même des textos.

Pour être admis à la session d’automne, il peut faire une demande au premier tour—1er mars ; au deuxième tour—1er mai ; au troisième tour—1er juin, via le site du SRACQ où l’information est disponible en français et en anglais. Au fil de ces séquences se déroule un jeu d’offres et d’admissions, un exercice complexe, mais dont les futurs collégiens sortent gagnants. Les données fournies par le SRACQ pour l’automne 2019 en témoignent. Si, dès le premier tour 94 % ont reçu une offre d’admission, il n’est pas surprenant qu’à la fin des tours 100 % des étudiants admissibles aient la possibilité de fréquenter un collège, même si ce n’est peut-être pas dans leur premier choix de programme ou de cégep.

« Ces tours font en sorte qu’on est capable de trouver de la place pour tout le monde. Sans ce système de tour, si un jeune qui a 98 % de moyenne au secondaire applique dans trois cégeps, il va être admis partout. Mais forcément il ne sera pas dans trois établissements. Alors, comment gérer ça ? C’est ce que les cégeps de Québec ont compris en 1970. C’est ce qui les a amenés à créer le SRACQ et le système des tours pour départager les demandes. » explique Marc Viens.

PORTRAIT DES DEMANDES D’ADMISSION AU PREMIER TOUR — 1ER MARS 2019

Demandes reçues au SRACQ 16 492
Admissibles 14 755
Admis 13 860
Refusés 2 637
Taux d’admission au 1er tour 94 %
Nombre de refus par manque de places 978

En mettant en perspective ces demandes d’admission, les chiffres du SRACQ mènent à des constats qui étonnent. Tant chez les filles que chez les garçons, Sciences humaines, Tremplin DEC et Sciences de la nature font le Top 3 ! Par ailleurs, Tremplin DEC (Accueil et intégration) est en baisse partout alors qu’Informatique est en croissance chez les gars et que Travail social connaît une hausse chez les filles. Il est intéressant d’observer qu’il y a une augmentation des demandes d’admission dans plusieurs programmes du Top 10. À noter en dixième position le choix de Soins infirmiers chez les garçons.

Et les sciences, sont-elles en perte de vitesse ?« Oui depuis 2017, le SRACQ observe que c’est une tendance » répond monsieur Viens. En Techniques de l’informatique, les demandes d’admission sont passées de 794 en 2016 à 1 107 en 2019 (+39,4 %) alors qu’en Sciences de la nature, il y a eu 2 603 demandes en 2016 versus 2 376 en 2019 (-8,7 %).

Marc Viens mentionne que les services d’admission travaillent ensemble : « Bien sûr, une seule demande d’admission est possible pour les 15 cégeps du SRACQ. Mais un jeune pourrait faire aussi une demande au SRAM et même une demande au Service régional d’admission du Saguenay–Lac-Saint-Jean (SRASL). Pour être efficaces,les trois services vont collaborer afin d’identifier les doublons et de faciliter les prévisions de clientèles pour leurs membres.Ainsi, nous sommes en mesure de faire un portrait plus réaliste aux cégeps de notre territoire. Par exemple, je peux dire à un cégep du SRACQ qui reçoit 75 demandes et dispose seulement de 50 places, que sur les 75 demandes il y en a 25 qui viennent du SRAM ou du SRASL.C’est fort possible que si ces jeunes ont une place dans leur région, ils ne viennent pas. Cela permet aux établissements de gérer judicieusement leur liste d’attente et de mieux desservir la clientèle régionale. »

D’où l’importance capitale des outils informatiques d’aide à la décision. Ils sont au cœur de tout le processus de l’admission.

Les services aux collèges

Au SRACQ,l’admission est sans papier depuis près de 10 ans. La plateforme d’admission Tango développée par et pour le SRACQ sert efficacement les registraires. Avec cette interface en temps réel, les dossiers sont accessibles pour les collèges dès que la demande d’admission est entrée. En outre, le Forum SRACQ, permet aux équipes d’admission d’échanger en ligne.

Formation pour le personnel des équipes d’admission dans les bureaux du SRACQ

De plus, afin que ses cégeps puissent avoir des portraits de la répartition des demandes et des offres d’admission sur le territoire, le SRACQ a développé le système de statistiques, en ligne et en temps réel, accessible à tous ses cégeps.

La judicieuse pondération de « la cote SRACQ » lui permet d’offrir un site de prévisibilité d’admission. Seulement pour l’automne 2019, 45 000 requêtes de prévisibilité d’admission ont été recensées.

Par ailleurs, c’est le SRACQ qui pilote les activités d’information scolaire pour l’ensemble de son territoire en collaboration avec un Comité d’information regroupant des représentants de ses 15 cégeps. Il a même développé une plateforme de gestion d’événements pour aider les collèges à tenir des activités d’information.

Le SRACQ est à la gouverne de l’organisation des cours d’été et gère aussi les demandes d’admission pour la formation continue.

C’est grâce à l’expertise développée à l’interne que le SRACQ peut programmer ses outils informatiques d’aide à la décision. Un atout technologique qui lui donne l’agilité nécessaire pour satisfaire les besoins des cégeps membres.

Des réalités différentes appellent des organisations différentes

Depuis sa création en 1971 par les quatre cégeps de Québec et avec l’adhésion progressive de onze autres établissements entre 1976 et 2007, le SRACQ a su prendre les mesures pour réaliser sa mission. Au cours de son développement, plusieurs défis se sont posés à cet organisme privé sans but lucratif et dont le financement dépend entièrement des frais de demande d’admission. Des défis technologiques et budgétaires ont constitué les plus grands enjeux.

La baisse démographique représente une autre menace auquel le SRACQ fait face avec brio en soutenant et en développant le recrutement à l’étranger, tout particulièrement en France.Préoccupé par la diminution des demandes d’admission, le SRACQ a vu l’international comme un levier de développement. Il est maintenant en mesure d’analyser les équivalences entre les préalables du système québécois et ceux de plus 50 pays. Pour Marc Viens, l’international est la voie de l’avenir.

La force d’une équipe poussée par une vision commune

L’équipe du SRACQ, de gauche à droite : Cédric Boilard, technicien en informatique; Manon Bédard, programmeure-analyste; Josée Corriveau, professionnelle; Guillaume Filion, analyste; Marc Viens, directeur général; Mélissa Girard, Vicky Dallaire et Marie-Christine Demers, techniciennes en administration.

Présidente du conseil d’administration du SRACQ de 2016 à 2018, la directrice générale du Cégep Limoilou, Chantal Arbour, résume bien le dynamisme qui anime cette équipe : « Pour les admissions, le SRACQ permet d’uniformiser certaines pratiques tout en respectant les spécificités de chacun. En d’autres mots, le SRACQ simplifie la vie des collèges membres en respectant l’unicité de chacun. Par exemple, dans l’analyse des dossiers des candidats étrangers, le SRACQ fait un travail exceptionnel que les collèges n’arriveraient pas à faire seuls. L’équipe a développé des outils performants et une expertise impressionnante. Le SRACQ a également mis en place des outils qui nous permettent d’avoir accès à de l’information riche, en temps réel, ce qui peut influencer les orientations des collèges et faciliter la prise de décisions. Marc Viens et son équipe sont aussi très proactifs pour s’assurer que les différents changements se fassent harmonieusement (changements de noms de programmes, changements de préalables d’admission, etc.). »

En ce sens, l’équipe, le directeur et les administrateurs font preuve de vision et d’ingéniosité, car le SRACQ innove en permanence. Ce ne serait d’ailleurs pas surprenant qu’en 2021, le SRACQ célèbre son 50e Anniversaire en proposant l’admission via l’informatique quantique lui permettant de dépasser les capacités des ordinateurs classiques. Qui sait ?

Dossier préparé par Mme Thérèse Lafleur, rédactrice au Portail.